AVG / GDPR
AVG-proof bestanden delen
Wie zakelijke documenten deelt, verwerkt persoonsgegevens. De AVG stelt daar eisen aan. Dit is wat er moet kloppen, en hoe codocs elk punt afdekt.
Wat de AVG eist bij bestanden delen
Weet waar je data staat
Bestanden staan versleuteld op Europese servers. Geen doorgifte buiten de EU als onderdeel van de dienst, dus geen gepuzzel met doorgiftemechanismen.
Verwerkersovereenkomst (art. 28)
Schakel je codocs in voor klantdata, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij. Die ligt klaar, inclusief sub-verwerkerslijst; opvragen via hello@codocs.nl.
Dataminimalisatie (art. 5)
codocs vraagt alleen een e-mailadres. Geen geboortedatum, geen telefoonnummer, zelfs je voornaam is optioneel. Statistieken zonder cookies.
Toegang beheersen en beperken
Tweestapsverificatie standaard, share-links met wachtwoord en vervaldatum, en elke link is per direct intrekbaar. Toegang stopt wanneer jij dat wil.
Verantwoordingsplicht: aantonen, niet beweren
Het audit-log legt elke upload, download en share vast met tijdstip. Verwerkingsregister en datalek-procedure zijn gedocumenteerd en opvraagbaar.
Niet langer bewaren dan nodig
Vervaldatums op shares en verwijderen wanneer jij wil. Verwijderde bestanden worden na de herstelperiode definitief gewist, ook uit backups na de retentietermijn.
Datalekken: procedure en meldplicht (art. 33)
Er ligt een datalek-procedure klaar met beoordeling en meldtermijnen richting de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.
Rechten van betrokkenen (art. 15-20)
Gebruikers exporteren hun gegevens zelf vanaf hun profiel en kunnen hun account inclusief bestanden volledig verwijderen. Geen ticketje nodig.
Waarom de standaard-route knelt
Gratis Amerikaanse deeldiensten zijn voor de AVG lastig te verantwoorden: data buiten de EU, geen verwerkersovereenkomst op maat, geen zicht op wie wat downloadt, en voorwaarden die met dataverzameling betaald worden. Niet verboden, wel veel uitlegwerk richting klanten en toezichthouder. Een Europese dienst met de papieren op orde is de kortere route.
Snelle zelfcheck
- Staat je gedeelde data binnen de EU?
- Heb je een verwerkersovereenkomst met je deeldienst?
- Kun je een gedeelde link intrekken als het misgaat?
- Kun je aantonen wie een document heeft gedownload?
- Verlopen je deellinks automatisch?
- Weet je wat je moet doen bij een datalek?
Zes keer ja? Dan zit je goed. Twijfel bij een van de zes: dat is precies wat codocs oplost.